Estabeleça normas e acordos

Comece a Retrospectiva de Projeto, estabelecendo a duração, as metas e as expectativas da sessão. Seguem abaixo durações típicas para diferentes Retrospectivas:

Iteração: de 2 a 4 horas
Incidente: de 15 a 45 minutos
Projeto: de 1 a vários dias

Selecione o facilitador da Retrospectiva (veja Concept: Retrospectiva para mais detalhes sobre o facilitador).

Se a equipe está realizando a Retrospectiva pela primeira vez, o grupo precisará criar as normas culturais que serão utilizadas nas futuras Retrospectivas. Se a equipe estiver se reencontrando para realizar uma Retrospectiva, as normas culturais existentes deverão ser utilizadas. "Norm Kerth’s Prime Directive" é um excelente, e largamente referenciado, princípio orientador para cada Retrospectiva:

Diretiva Primordial: "independente do que descobrirmos, nós entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor possível, com o que conheciam à época, suas competências e habilidades, os recursos disponíveis, bem como a situação em mãos." [KER01]

Relembre a equipe que a Diretiva Primordial e as normas culturais da Retrospectiva existem para criar um ambiente no qual os membros possam seguramente expor assuntos sensíveis e gerenciar um diálogo significativo, mesmo que provocador. As normas culturais orientam a equipe como um "contrato social", que descreve claramente os "valores da equipe e acordos de trabalho", que foram estabelecidos por ela. O contrato social deve conter declarações de valor organizacional que governem comportamentos e interações aceitáveis, completados por princípios invioláveis que governam a conduta e a ética da equipe. A equipe deve estabelecer estas regras de engajamento do grupo antes que a Retrospectiva continue para a principal obtenção intencionada pelo grupo. Exemplos de acordos de trabalho: a lentidão não é aceitável; celulares devem ser desligados durante a sessão, todos os participantes devem estar presentes durante toda a duração da Retrospectiva ou pedir permissão do grupo para saída antecipada; todas as opiniões são bem-vindas, a equipe deve lutar por uma interação saudável e de alta qualidade.

Os acordos de trabalho da equipe (e a declaração da Diretiva Primordial) devem ser proeminentemente exibidos na sessão de Retrospectiva, de modo a estarem claramente visíveis para todos os membros da equipe e, se necessário, de fácil acesso, para que a equipe possa editar o conteúdo. Após esta definição, as Retrospectivas futuras podem começar com uma revisão destes acordos de trabalho.

Após a equipe ter estabelecido um ambiente seguro no qual será conduzida a Retrospectiva, o facilitador deve suscitar a participação do grupo, e assim conceder permissão tácita para os membros que estão hesitantes de participar imediatamente.

Colete e analise os dados

A equipe começa esta etapa da Retrospectiva com uma revisão das características significativas da iteração, da liberação, do incidente ou do período do projeto. O foco do trabalho da equipe nesta etapa inclui: os desenvolvimentos críticos, as descobertas notáveis, o trabalho concluído, as métricas do projeto (velocidade, quantidade de defeitos, etc), e a revisão dos artefatos do projeto (artefatos de requisitos, planos de projeto, etc.). Incentive a equipe a capturar todas as informações (dados do projeto, opiniões, etc), utilizando vários instrumentos (quadros brancos, gráficos, cronogramas), que forneçam uma representação visual, de forma que a equipe possa identificar os relacionamentos e os padrões emergentes.

A equipe usa perguntas orientadoras para recolher e analisar dados significativos do projeto. Você pode usar estes exemplos de importantes questões para obter informações relevantes:

As metas e os objetivos definidos foram atingidos? A liberação alcançou suas metas de funcionalidade e qualidade? A liberação alcançou as metas de desempenho e capacidade?
Os riscos foram reduzidos ou eliminados? Podemos identificar novos riscos?
Todos os itens trabalho planejados foram abordados? Qual foi a velocidade da equipe em relação ao plano?
Os usuários finais forneceram feedback favorável a respeito do que desenvolvemos nesta iteração?
É necessário efetuar mudanças no plano do projeto?
Que parte da liberação atual será utilizada para estabelecer a linha de base? Que parte terá de ser re-trabalhada?
Ocorreram mudanças externas, tais como mudanças no mercado, na comunidade de usuários ou nos requisitos?
O processo de desenvolvimento foi adequado? Como ele pode ser ajustado para as necessidades específicas deste projeto?

A equipe gerou uma lista de tópicos candidatos a serem focados para o seu questionário de coleta ou análise. Os métodos de análise da equipe precisam facilitar um aprofundamento da compreensão dos eventos que caracterizam a iteração, o incidente, a liberação ou a Retrospectiva do Projeto. A equipe avaliará estes fatores direcionadores, que em última análise definem um roteiro para o próximo ciclo:

Sucesso: "o que funcionou bem para nós durante a última iteração (ou projeto ou fase)?"
Fracasso: "o que não funcionou bem para nós durante a última iteração (ou projeto ou fase)?"
Oportunidades de Melhoria: "o que deveremos fazer de forma diferente, ou quais melhorias deveremos realizar durante a nossa próxima iteração (ou projeto ou fase)?"

Com ênfase cada vez maior, a colaboração da equipe continua em toda a Retrospectiva, fomentando um ambiente favorável a um franco e desimpedido exame pela equipe - um estilo rigoroso de exame que será necessário para descobrir os detalhes ocultos nas interações da equipe, as condições do projeto, acontecimentos fortuitos, falhas, riscos, bem como exemplos de sucesso.

Após a equipe ter recolhido e analisado os principais dados da Retrospectiva, a equipe terá avaliado o principal conteúdo do projeto. Para cada item avaliado, terão estabelecido uma causa principal. A equipe saberá o que foi certo, o que foi errado, e o que deverá ser feito de forma diferente, para que possam levar adiante uma lista de melhorias sugeridas, que serão priorizadas pela equipe.

Definir prioridades

Referenciando os dados de projeto recolhidos e analisados na Retrospectiva, a equipe agora cria uma lista de melhorias sugeridas, atribuindo uma prioridade a cada item da lista.

A seleção de melhorias deve ser limitada a um subconjunto que será aplicado no próximo ciclo de iteração. Essa lista deve ser considerada como uma entrada para atualizar o próximo Plano de Iteração, sendo assim, você poderá garantir um relacionamento integrado entre as mudanças identificadas na Retrospectiva e o curso normal dos planos de trabalho da equipe.

Obtenha o compromisso dos membros para completar as melhorias sugeridas que foram escolhidas para serem aplicadas no próximo ciclo de iteração. A visibilidade e o empenho entre os membros da equipe demonstram um sentimento de que a Retrospectiva foi digna do investimento de tempo da equipe e que o resultado do trabalho feito na Retrospectiva será monitorado no próximo ciclo de iteração.

Mantenha um registro das melhorias sugeridas que não foram escolhidos para o próximo ciclo de iteração. Isto irá preservar o trabalho feito na Retrospectiva. O conteúdo selecionado estará disponível para conveniente acesso e acompanhamento do progresso, e os itens não selecionados ficarão disponíveis para apreciação durante futuros ciclos de iteração.

Concluir e documentar o processo

Os métodos aperfeiçoados de investigação e análise da equipe são agora aplicados à própria Retrospectiva. Durante a avaliação da Retrospectiva, a equipe considera os momentos de reflexão e interação, as idéias para melhorar futuras Retrospectivas, revisa o contrato social da equipe, dedica apreço a todo o grupo e preserva as descobertas da equipe (por exemplo, através da utilização da documentação da Retrospectiva ou de fotos digitais feitas durante a retrospectiva).