Uma "equipe auto-organizável" tem autoridade para escolher o trabalho que vai realizar e a responsabilidade de fazer o trabalho da forma que escolheram. Aspectos importantes de uma equipe auto-organizável são:

1. A equipe escolhe o seu próprio trabalho. No início de uma iteração, a equipe escolhe coletivamente os itens de trabalho da Lista de Itens de Trabalho priorizada. A seleção do trabalho é realizada atendendo as restrições determinadas, incluindo as prioridades definidas pelos Stakeholders, o tempo (tal como a duração da iteração atual), o orçamento e as competências dos membros da equipe.
2. Os indivíduos escolhem seu próprio trabalho. Os indivíduos têm a possibilidade de escolher seu próprio trabalho. Alguém irá optar por fazer algo, porque é bom nisso, e sabe que pode fazer o trabalho de forma eficaz, porque quer ganhar mais experiência em algo e espera melhorar seu conjunto de habilidades ao trabalhar com alguém que tenha esta experiência, ou porque sabe que o trabalho tem de ser feito e que é a sua vez de fazê-lo. Embora um indivíduo execute um ou mais papéis em uma equipe de projeto que não implique que a pessoa seja limitada a fazer apenas determinados tipos de trabalho.
3. A equipe determina a forma de executar o trabalho. No início de uma iteração, a equipe irá realizar uma reunião de planejamento com a participação de todos onde determinará a estratégia geral para fazer o trabalho e as tarefas necessárias para fazê-lo. Um planejamento mais detalhado, se for necessário, será feito de forma just-in-time (JIT) pelos indivíduos que estiverem executando o trabalho. 'Note que a equipe ainda estará limitada pelas normas, infra-estrutura técnica, regulamentos, etc. da organização.
4. Todos se comprometem com o trabalho. A equipe se compromete a realizar o trabalho que concordaram em fazer até o final da iteração. Os indivíduos também se comprometem a fazer o trabalho que disseram que iam fazer, embora, como o progresso da iteração, várias tarefas podem ser renegociadas, conforme necessário.
5. A equipe se coordena regularmente. Para garantir que o trabalho seja realizado, a equipe deve coordenar seus próprios esforços de forma eficaz. Isto é normalmente feito através de rápidas reuniões diárias da equipe e discussões improvisadas entre os indivíduos.

Trata-se de uma abordagem participativa de tomada de decisão onde todos têm a oportunidade de fornecer dados e de interferir no processo de tomada de decisões. A meta é a tomada de decisões no lugar certo dentro da estrutura organizacional, capacitando as equipes, fornecendo-lhes simultaneamente a responsabilidade e autoridade para fazer o trabalho. Isso melhora a motivação entre os membros da equipe, e, assim, a sua produtividade, proporcionando-lhes o controle sobre o seu trabalho.

Responsabilidades do Gerente de Projeto

Ainda existe trabalho para o Gerente de Projeto em equipes auto organizadas. O gerente de projeto deve ainda:

1. Fornecer liderança. A cultura da equipe e a visão do projeto devem ser impulsionadas e evoluídas durante o projeto, e deve ser fornecida direção à equipe.
2. Mediar discordâncias. O gerente deve estar preparado para avançar e tomar decisões quando outros membros da equipe forem incapazes de chegar a uma decisão.
3. Garanta que os membros da equipe aumentem suas competências. De vez em quando o gerente pode precisar motivar os indivíduos a assumir novas tarefas que estão fora da sua zona de conforto ou para trabalhar com os outros para ajudá-los a ganhar novas habilidades.
4. Garanta que a equipe respeite os seus limites. As equipes auto-organizáveis têm autoridade para tomar decisões no âmbito da sua responsabilidade, mas isso não significa que eles repensem tudo o que eles querem. Por exemplo, a equipe de desenvolvimento deve se manter em conformidade com a infra-estrutura técnica e a estratégia empresarial da organização: eles provavelmente não terão autoridade para mudar essas coisas, mesmo que não concordem inteiramente com elas. Quando uma questão sair do âmbito de sua responsabilidade, a equipe deve aceitá-la ou acionar as pessoas com a autoridade apropriada.
5. Resuma o plano de projeto. Os Stakeholders externos tais como gerentes seniores ou representantes empresariais, não envolvidos ativamente com a equipe, irão querer saber o estado atual do projeto e os planos atuais da equipe. O gerente de projeto pode ser solicitado a resumir e transmitir essas informações para essas pessoas.

O Que Isto Não É

O conceito de equipes auto-organizáveis às vezes parece ser uma anarquia ou falta de gerenciamento para os profissionais de TI tradicionais, mas nada poderia estar mais longe da verdade. Embora a auto-organização baseie-se em membros de equipe responsáveis e maduros, isto é temperado pela mão orientadora de um bom gerente de projeto. Também é temperado por padrões organizacionais, infra-estrutura e regulamentos externos. A "Auto-organização" não significa que você tenha total liberdade para fazer o que quiser.

A auto-organização não é necessariamente uma abordagem baseada em consenso; às vezes os indivíduos irão discordar de uma decisão, mas irão escolher continuar com a vontade da equipe. Entretanto, o consenso não está excluído desta abordagem, mas certamente não é necessário.